Doanh thu sạc thường không thất thóat tại cổng sạc mà trên hành trình từ phiên sạc đến tài khoản ngân hàng. Một CPO vận hành vài chục trụ sạc phải đối chiếu ít nhất bốn bản ghi cho mỗi giao dịch: dữ liệu từ trụ sạc, số tiền cổng thanh toán quyết toán, giá trị trên hóa đơn và khoản đã chi cho chủ mặt bằng hoặc đối tác roaming. Nếu bốn bản ghi nằm ở bốn hệ thống khác nhau, việc chốt sổ cuối tháng dễ biến thành một quy trình thủ công trên bảng tính; những sai lệch nhỏ lâu dần có thể trở thành doanh thu phải xóa sổ.
Bốn bản ghi buộc phải khớp nhau
| Bản ghi | Nội dung | Nguồn |
|---|---|---|
| Bản ghi phiên sạc | Điện năng đã cung cấp, thời lượng, biểu giá áp dụng, số tiền phải thu | CSMS, dựa trên chỉ số công tơ của trụ sạc |
| Bản ghi thanh toán | Khoản đã được tạm giữ, đã thu, đã hoàn hoặc thất bại | Cổng thanh toán hoặc sổ ví trong ứng dụng |
| Hóa đơn / biên lai | Chứng từ xuất cho tài xế hoặc cho khách hàng doanh nghiệp | Tầng hóa đơn - và tại nhiều thị trường, cả hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế |
| Bản ghi quyết toán | Khoản phải chi tiếp - chia doanh thu cho chủ mặt bằng, chi trả cho đối tác | Báo cáo doanh thu và tính toán chi trả |
Đối soát là quá trình xác minh bốn bản ghi này khớp nhau theo từng phiên sạc và từng tháng. Khối lượng công việc phụ thuộc phần lớn vào số hệ thống đang lưu trữ các bản ghi đó.
Những nguyên nhân thường gây sai lệch
- Khoản tạm giữ so với số tiền cuối cùng. Thẻ được tạm giữ theo một mức tối đa dự kiến trước khi phiên sạc bắt đầu, rồi mới thu theo số thực tế sau đó. Báo cáo của cổng thanh toán hiển thị cả hai; chỉ một trong hai là doanh thu.
- Phiên sạc lỗi và phiên sạc bị ngắt. Một phiên sạc đã bắt đầu, cấp 0,4 kWh rồi ngắt vẫn tạo ra một bản ghi phiên sạc và có thể cả một khoản tạm giữ - tình huống cần được xử lý dứt điểm, không nên để tồn đọng.
- Thời điểm ghi nhận với ví trả trước. Với ví trả trước, tiền vào khi nạp còn doanh thu được ghi nhận khi phát sinh phiên sạc, và hai thời điểm này rơi vào hai tháng khác nhau thường xuyên hơn nhiều người nghĩ. Một lần nạp ví là một khoản phải trả cho đến khi có phiên sạc tiêu dùng nó, chưa phải doanh thu.
- Hoàn tiền toàn phần và một phần. Một khoản hoàn tiền thiện chí cho phiên sạc lỗi phải đảo ngược cả giao dịch thanh toán, cả hóa đơn, và - nếu chủ mặt bằng đã được ghi nhận phần chia - cả khoản chi trả, nếu không ba bản ghi này sẽ lệch nhau vĩnh viễn.
- Phiên sạc roaming. Khi một tài xế của mạng khác sạc trên mạng lưới của bạn, số tiền bạn thu từ đối tác dựa trên bản ghi được trao đổi giữa hai bên, không phải biểu giá bán lẻ của bạn. Xem cách roaming OCPI hoạt động để biết việc trao đổi đó gồm những gì.
- Làm tròn thuế. VAT làm tròn theo từng phiên sạc và VAT làm tròn theo hóa đơn tháng không cho ra cùng một tổng. Khoản lệch nhỏ, mang tính hệ thống, và là nguyên nhân khiến một báo cáo đối soát lệch đúng một đơn vị làm tròn mà không rõ lý do.
Vì sao một bản ghi phiên sạc duy nhất thay đổi toàn bộ phép tính
Nếu biểu giá, phiên sạc, thanh toán, hóa đơn và quyết toán đều vận hành trên cùng một bản ghi phiên sạc, phần lớn công việc đối soát ở trên trở thành đặc tính của hệ thống thay vì việc làm thủ công: hóa đơn được sinh ra từ phiên sạc, khoản chi trả cũng được tính từ chính phiên sạc đó, và một lần hoàn tiền đảo ngược cả ba ở một chỗ. Ghép một CSMS với một công cụ hóa đơn riêng và một bảng tính chi trả riêng không chỉ thêm việc tích hợp - nó còn làm tăng nguy cơ các bản ghi không khớp nhau, cũng chính là sai lệch mà quá trình đối soát phải truy tìm. Đây là phần chi phí vận hành cụ thể đằng sau lựa chọn bốn nhà cung cấp hay một nền tảng.
Bối cảnh Việt Nam: hóa đơn điện tử là ràng buộc, không phải tùy chọn
Với doanh nghiệp vận hành tại Việt Nam, bước “hóa đơn” trong bảng trên là bước có yêu cầu pháp lý rõ ràng nhất, và cũng là bước khó bổ sung nhất sau khi đã vận hành. Khách hàng doanh nghiệp, đội xe và tài xế công nghệ đều cần chứng từ hợp lệ cho từng phiên sạc, nên khả năng xuất hóa đơn điện tử phải khớp được với từng bản ghi phiên sạc ngay từ đầu - xem hóa đơn điện tử cho nền tảng sạc xe điện. Tương tự, nếu phần lớn giao dịch đi qua ví điện tử và QR thay vì thẻ quốc tế, cấu trúc đối soát sẽ khác đi đáng kể - xem thanh toán nội địa cho sạc xe điện tại Việt Nam.
Quy trình chốt sổ cuối tháng hiệu quả
- Đối chiếu số tiền cổng thanh toán đã chuyển với doanh thu đã ghi nhận. Hãy bắt đầu từ số tiền thực nhận, không phải từ số trên màn hình báo cáo - số thực nhận là con số ngân hàng xác nhận.
- Xử lý hết danh sách ngoại lệ. Phiên sạc lỗi còn khoản tạm giữ, phiên sạc không có thanh toán, thanh toán không có phiên sạc. Danh sách này phải ngắn và ngày càng ngắn hơn; nếu nó dài ra qua từng tháng, có điều gì đó ở phía trên đang sai.
- Xác nhận mọi phiên sạc hoàn tất đều đã phát sinh hóa đơn. Chứng từ chưa được xuất là vấn đề tuân thủ, không chỉ là vấn đề kế toán.
- Lập bảng kê chi trả cho chủ mặt bằng từ chính dữ liệu phiên sạc đó. Một chủ mặt bằng xem được danh sách phiên sạc đứng sau khoản chi trả sẽ đặt ít câu hỏi hơn nhiều - và những câu hỏi họ đặt ra đều có thể trả lời bằng dữ liệu. Mức độ minh bạch đó là nền tảng của quan hệ với chủ địa điểm.
- Đối soát số dư với đối tác roaming thành một hạng mục riêng. Các khoản này quyết toán theo chu kỳ của đối tác, không theo chu kỳ của bạn, nên cần một dòng riêng thay vì trộn vào doanh thu bán lẻ.
- Giữ lịch sử kiểm toán. Mọi điều chỉnh, hoàn tiền và hóa đơn xuất lại đều được ghi log kèm người thực hiện và thời điểm - đây là khác biệt giữa việc giải thích được một khoản lệch và việc phải dựng lại nó từ đầu sau một quý.
Những câu hỏi nên đặt ra với nhà cung cấp nền tảng
- Hóa đơn được sinh ra từ bản ghi phiên sạc, hay từ một tệp dữ liệu xuất ra? Tệp xuất ra là một bản sao, và bản sao thì sẽ lệch.
- Có lập được bảng kê chi trả theo từng địa điểm mà không cần làm thủ công? Phần chia doanh thu phải tính bằng tay là phần chia doanh thu sớm muộn sẽ bị tính sai.
- Các khoản tạm giữ trên phiên sạc lỗi được hiển thị ở đâu? Chúng phải xuất hiện trong một danh sách cần xử lý, không chỉ nằm trong màn hình quản trị của cổng thanh toán.
- Có xử lý được hóa đơn thuế cho thị trường của bạn, bao gồm yêu cầu hóa đơn điện tử? Bổ sung phần này sau khi đã vận hành khó hơn đáng kể so với hình dung ban đầu.
- Bộ phận tài chính có xuất được dữ liệu sang hệ thống kế toán đang dùng? Mục tiêu là một luồng dữ liệu đã đối soát đưa vào sổ sách hiện có, không phải một hệ sổ sách thứ hai phải duy trì.
CarChargeOS vận hành biểu giá, thanh toán, hóa đơn, chia doanh thu và hồ sơ quyết toán trên cùng một nguồn dữ liệu phiên sạc - xem tầng Thương mại tại trang nền tảng.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao con số doanh thu trên báo cáo không khớp với số tiền thực nhận từ ngân hàng?
Thường là ba nguyên nhân cộng lại: phí của cổng thanh toán được trừ trước khi chuyển tiền, thời điểm quyết toán (các phiên sạc gần ranh giới kỳ sẽ được chuyển tiền ở chu kỳ sau), và các khoản hoàn tiền được bù trừ vào số chuyển. Không khoản nào là lỗi - nhưng nền tảng phải cho phép truy từng khoản chênh về đúng các phiên sạc cụ thể, thay vì để bộ phận tài chính tự suy đoán.
Số dư ví trả trước có phải là doanh thu?
Không. Một lần nạp ví là tiền nhận trước cho dịch vụ sẽ cung cấp - một khoản phải trả cho đến khi có phiên sạc tiêu dùng nó. Coi tiền nạp ví là doanh thu sẽ làm tăng khống thu nhập trong những tháng tăng trưởng và giảm thu nhập ở các tháng sau, nên số dư ví và doanh thu từ phiên sạc cần được báo cáo tách biệt.
Nên đối soát bao lâu một lần?
Kỳ chốt chính thức của phần lớn đơn vị vận hành là hằng tháng, nhưng danh sách ngoại lệ - phiên sạc lỗi, thanh toán không khớp - nên được rà soát hằng tuần. Những khoản này càng để lâu càng khó xử lý, đặc biệt khi tài xế đã không còn nhớ phiên sạc đang được nói đến.